En resum
- Una pime B2B o exportadora es digitalitza en quatre capes: ERP, CRM, automatitzacions i programari a mida amb IA.
- L'ordre importa: primer diagnòstic de processos i quick wins, després ERP, CRM i connexions, i al final el que és a mida.
- Clientify té integració pròpia amb Holded per a contactes i empreses; pressupostos i comandes es connecten per API o amb Make.
- La digitalització comercial ha de servir per vendre més i exportar: catàleg B2B multitarifa, CRM per a la prospecció i dades de mercat.
- La formació de l'equip es pot bonificar a través de FUNDAE i hi ha ajuts a la digitalització segons convocatòria.
Moltes pimes industrials ja fan servir programari, però cada àrea té el seu i res no parla amb res: factures en un programa, clients en un Excel, comandes per correu i seguiment comercial al cap de cada comercial. A Vycte fa anys que digitalitzem pimes B2B i exportadores, i aquesta guia resumeix el mètode que apliquem: quines eines, en quin ordre i com connectar-les.
Què és la digitalització empresarial d'una pime (i què no és)
La digitalització empresarial no és comprar un programa ni fer un web nou. És aconseguir que la informació de l'empresa (clients, comandes, estoc, factures, cobraments) es registri una sola vegada, estigui disponible per a qui la necessita i alimenti decisions. La transformació digital de les pimes n'és la conseqüència: processos més ràpids, menys errors i un equip que dedica el temps a vendre i produir, no a copiar dades.
El que no és: digitalitzar el caos. Si el procés de pressupostos depèn de tres persones i dos fulls de càlcul, passar-lo a una eina sense redissenyar-lo només el fa més car. Per això qualsevol projecte seriós comença per entendre com treballa avui l'empresa.
L'stack d'una pime B2B en 4 capes
Després de molts projectes, veiem que gairebé totes les pimes que venen a altres empreses o exporten necessiten les mateixes quatre capes. No cal muntar-les alhora, però sí saber des del principi com encaixaran.
| Capa | Eina habitual | Què resol |
|---|---|---|
| 1. ERP (gestió) | Holded | Facturació (amb VeriFactu), comptabilitat, inventari, compres, projectes i equip en un sol lloc |
| 2. CRM (vendes) | Clientify amb WhatsApp Business oficial | Pipeline comercial, seguiment d'oportunitats, formularis, campanyes i converses de WhatsApp a la fitxa del client |
| 3. Automatitzacions | Make o n8n | Que les dades passin soles entre eines: leads al CRM, comandes a l'ERP, factures de proveïdor amb OCR, avisos i informes |
| 4. A mida i IA | Programari a mida (per exemple, Supabase i Vercel) i models d'IA | Processos propis que cap programa estàndard no cobreix bé: portals de client, planificació, classificació o extracció de dades amb IA |
Capa 1: l'ERP com a columna vertebral
L'ERP és on viuen els diners: pressupostos, comandes, factures, cobraments, estoc i comptabilitat. Per a pimes recomanem Holded pel seu equilibri entre potència i facilitat d'ús. A Vycte som Solution Partner Gold de Holded, un dels pocs partners amb aquest nivell; pots veure què implica a la guia partner Gold de Holded i al nostre servei d'implantació de Holded. Si factures, tingues en compte també l'obligació de VeriFactu.
Capa 2: el CRM per no perdre oportunitats
El CRM ordena la venda: qui és cada client potencial, en quina fase és i quin és el pas següent. Amb Clientify l'equip comercial gestiona el pipeline i les converses de WhatsApp Business oficial des de la mateixa fitxa. Ho expliquem a fons a la guia de CRM amb Clientify i WhatsApp per a B2B; som partner oficial de Clientify.
Capa 3: automatitzacions que ho uneixen tot
Make i n8n són la cola entre eines. Un formulari crea el lead al CRM, una oportunitat guanyada genera el pressupost a Holded, una factura de proveïdor es registra sola. Tens deu exemples a la guia d'automatitzacions amb Make per a empreses.
Capa 4: programari a mida i IA
Quan un procés és el nucli del teu negoci i cap programa estàndard no el resol, toca construir. Parlem d'un portal per a distribuïdors, una plataforma de reserves o un tauler de producció. A la guia de programari de gestió a mida expliquem quan compensa i quan no.
Com digitalitzar la meva empresa pas a pas: per on començar
La pregunta que més ens fan és «com digitalitzo la meva empresa sense aturar l'operació». La resposta és per fases curtes, amb resultats visibles a cadascuna. Aquest és l'ordre que recomanem per digitalitzar una empresa pas a pas:
- Diagnòstic de processos: dibuixa com circula avui una comanda, des del primer contacte fins al cobrament. Anota qui toca cada pas, amb quina eina i on es copien dades a mà.
- Quick wins: tria dues o tres millores que es notin en setmanes, com registrar factures de proveïdor amb OCR, centralitzar els leads del web o automatitzar els recordatoris de cobrament.
- ERP: implanta o reordena Holded amb dades netes (clients, productes, tarifes, impostos). Sense aquesta base, tota la resta s'aguanta sobre sorra.
- CRM: defineix el pipeline, les etapes i les regles de seguiment, i connecta els canals d'entrada (web, WhatsApp, correu, fires).
- Connexions i automatitzacions: uneix CRM i ERP i automatitza els traspassos que avui es fan a mà.
- A mida i IA: només quan les capes anteriors funcionen i has identificat un procés que ho justifica.
Com es connecten Holded i Clientify (i on entra Make)
La combinació Holded i Clientify és habitual a les pimes B2B: el CRM per a la part comercial i l'ERP per a la gestió. La clau és decidir quina eina mana en cada dada per no duplicar ni contradir informació.
- Contactes i empreses: Clientify té una integració pròpia amb Holded que els sincronitza en tots dos sentits. El comercial dona d'alta el client al CRM i administració el té a l'ERP.
- Pressupostos i comandes: es connecten via API o amb Make. El flux típic crea el pressupost o la comanda a Holded quan una oportunitat es guanya a Clientify, amb els productes i la tarifa correctes.
- Estat de facturació i cobrament: torna al CRM perquè el comercial sàpiga si el client està al dia abans de trucar-li.
- Factures de proveïdor: un flux amb OCR llegeix les factures que arriben per correu i les registra a Holded per revisar-les. Ho muntem dins del servei de digitalització.
- Altres eines: botiga en línia, magatzem, fulls de càlcul o models d'IA s'hi sumen amb Make o n8n. Tens el detall a integracions de Holded.
Digitalització comercial: vendre més i exportar
Digitalitzar només l'administració es queda curt. La digitalització comercial és la que mou la facturació: que l'equip trobi més clients, respongui abans i no perdi oportunitats. A les pimes exportadores, a més, ha de funcionar en diversos idiomes, monedes i tarifes.
- Catàleg B2B multitarifa i multiidioma: amb Holded preparem catàlegs personalitzats amb tarifes per client o país, diversos idiomes i diverses divises, perquè el distribuïdor vegi el seu preu i faci la comanda sense anar i venir de correus. Més detall a Holded per a empreses exportadores.
- CRM per a la prospecció: les respostes de les campanyes de prospecció entren al pipeline amb el seu origen i la pròxima acció. Ho expliquem a campanyes de prospecció B2B internacional.
- Dades de mercat abans d'invertir: Exporta.ai analitza en quins països hi ha demanda per al teu producte amb dades oficials de comerç i localitza importadors i distribuïdors amb la persona que decideix la compra.
- Fires connectades al CRM: els contactes captats en una fira hi entren amb la seva etiqueta i una tasca de seguiment, sense targetes oblidades en un calaix.
Quan el circuit de captació, venda i facturació està connectat, la direcció veu en un tauler quins mercats generen oportunitats i quins es converteixen en comandes. Aquesta visibilitat és la que permet decidir on invertir el següent euro comercial.
Full de ruta de digitalització en 90 dies
Aquest és un calendari orientatiu per a una pime d'entre 10 i 50 persones que parteix d'eines disperses. Cada empresa té el seu ritme, però tres mesos acostumen a bastar per tenir les tres primeres capes funcionant.
| Període | Objectiu | Lliurables |
|---|---|---|
| Setmanes 1-2 | Diagnòstic | Mapa de processos, inventari d'eines, dades a migrar i llista prioritzada de millores |
| Setmanes 3-4 | Quick wins | Factures de proveïdor amb OCR, leads del web centralitzats i recordatoris de cobrament automàtics |
| Setmanes 5-8 | ERP | Holded configurat amb clients, productes, tarifes, sèries de facturació i inventari; equip format |
| Setmanes 7-10 | CRM | Pipeline a Clientify, WhatsApp Business connectat, formularis i regles de seguiment |
| Setmanes 9-12 | Connexions | Sincronització Clientify-Holded, pressupostos i comandes automatitzats, informe setmanal per a direcció |
| Dia 90 | Revisió | Comparació amb els tres indicadors inicials i decisió sobre la capa a mida o amb IA |
Formació de l'equip i finançament
L'eina millor implantada fracassa si l'equip no la fa servir. Per això cada fase inclou formació pràctica amb les dades reals de l'empresa, no demostracions genèriques. A Vycte formem en Holded, Clientify i Make, i també en l'ús pràctic d'IA com Claude o ChatGPT en vendes, exportació i gestió; ho expliquem a la guia de formació en IA per a empreses.
Totes aquestes formacions poden ser bonificables a través de FUNDAE. Segons FUNDAE, les empreses que cotitzen per formació professional disposen d'un crèdit anual per a la formació dels seus treballadors, que apliquen mitjançant bonificacions en les cotitzacions a la Seguretat Social. T'expliquem com funciona a la guia de formació bonificada amb FUNDAE i al nostre servei de formació.
Per a la resta del projecte, hi ha ajuts a la digitalització que depenen de cada convocatòria (estatals, autonòmics i de les Cambres de Comerç). Els repassem a la guia de subvencions per a la digitalització de pimes i t'ajudem a tramitar-los des del servei de subvencions.
Casos reals: Jata, Carvisa i Exporta.ai
Carvisa, empresa de lloguer de caravanes, és l'exemple de la quarta capa. Cap programa estàndard no encaixava amb la seva manera de treballar, així que vam construir una plataforma de gestió a mida amb Supabase, Vercel i Make que centralitza reserves, manteniment i facturació.
I la prova més directa del que sabem construir és el nostre propi producte. Exporta.ai és la plataforma d'exportació amb IA desenvolupada per Vycte: anàlisi de mercats amb dades oficials de comerç, cercador de clients, captura de leads en fires, CRM i redacció de missatges amb IA. Apliquem la mateixa manera de treballar als projectes de digitalització dels nostres clients.
Preguntes freqüents
Per on començo a digitalitzar la meva pime?
Comença per un diagnòstic de processos: dibuixa com circula una comanda des del primer contacte fins al cobrament i assenyala on es copien dades a mà. Amb aquest mapa tries dos o tres quick wins, com registrar factures amb OCR o centralitzar leads, i després implantes l'ERP, el CRM i les connexions entre ells, en aquest ordre.
Holded i Clientify es poden fer servir junts?
Sí. Clientify té una integració pròpia amb Holded que sincronitza contactes i empreses en tots dos sentits. Per a pressupostos, comandes i estat de cobrament es completa amb l'API o amb Make. L'habitual és que Clientify gestioni la part comercial i Holded la facturació, l'inventari i la comptabilitat, amb una sola font de veritat per a cada dada.
Quant de temps cal per digitalitzar una pime?
Depèn de la mida i del punt de partida, però una pime de 10 a 50 persones pot tenir ERP, CRM i connexions bàsiques funcionant en uns 90 dies si treballa per fases. Els quick wins es noten les primeres setmanes. Els desenvolupaments a mida o amb IA requereixen més temps i convé abordar-los quan la base ja funciona.
Necessito Make si ja tinc Holded i Clientify?
No sempre. La integració nativa entre Clientify i Holded cobreix contactes i empreses. Make o n8n esdevenen útils quan vols automatitzar pressupostos i comandes, llegir factures amb OCR, connectar la botiga en línia o generar informes automàtics. La regla és senzilla: si algú copia dades entre eines cada setmana, hi ha una automatització pendent.
La formació en Holded, Clientify o IA és bonificable?
Les formacions de Vycte en Holded, Clientify, Make, IA aplicada, exportació i captació de clients poden ser bonificables a través de FUNDAE. Les empreses que cotitzen per formació professional disposen d'un crèdit anual que apliquen com a bonificació en les cotitzacions a la Seguretat Social. Convé revisar el crèdit disponible de la teva empresa abans de planificar els cursos.
