En resumen
- Una pyme B2B o exportadora se digitaliza en cuatro capas: ERP, CRM, automatizaciones y software a medida con IA.
- El orden importa: primero diagnóstico de procesos y quick wins, después ERP, CRM y conexiones, y al final lo que es a medida.
- Clientify tiene integración propia con Holded para contactos y empresas; presupuestos y pedidos se conectan por API o con Make.
- La digitalización comercial tiene que servir para vender más y exportar: catálogo B2B multitarifa, CRM para la prospección y datos de mercado.
- La formación del equipo puede bonificarse a través de FUNDAE y hay ayudas a la digitalización según convocatoria.
Muchas pymes industriales ya usan software, pero cada área tiene el suyo y nada habla con nada: facturas en un programa, clientes en un Excel, pedidos por email y seguimiento comercial en la cabeza de cada comercial. En Vycte digitalizamos pymes B2B y exportadoras desde hace años, y esta guía resume el método que aplicamos: qué herramientas, en qué orden y cómo conectarlas.
Qué es la digitalización de pymes (y qué no es)
La digitalización de pymes no es comprar un programa ni hacer una web nueva. Es conseguir que la información de la empresa (clientes, pedidos, stock, facturas, cobros) se registre una sola vez, esté disponible para quien la necesita y alimente decisiones. La transformación digital de pymes es la consecuencia: procesos más rápidos, menos errores y un equipo que dedica su tiempo a vender y producir, no a copiar datos.
Lo que no es: digitalizar el caos. Si el proceso de presupuestos depende de tres personas y dos hojas de cálculo, pasarlo a una herramienta sin rediseñarlo solo lo hace más caro. Por eso cualquier proyecto serio empieza por entender cómo trabaja hoy la empresa.
El stack de una pyme B2B en 4 capas
Después de muchos proyectos, vemos que casi todas las pymes que venden a otras empresas o exportan necesitan las mismas cuatro capas. No hace falta montarlas a la vez, pero sí saber desde el principio cómo encajarán.
| Capa | Herramienta habitual | Qué resuelve |
|---|---|---|
| 1. ERP (gestión) | Holded | Facturación (con VeriFactu), contabilidad, inventario, compras, proyectos y equipo en un solo sitio |
| 2. CRM (ventas) | Clientify con WhatsApp Business oficial | Pipeline comercial, seguimiento de oportunidades, formularios, campañas y conversaciones de WhatsApp en la ficha del cliente |
| 3. Automatizaciones | Make o n8n | Que los datos pasen solos entre herramientas: leads al CRM, pedidos al ERP, facturas de proveedor con OCR, avisos e informes |
| 4. A medida e IA | Software a medida (por ejemplo, Supabase y Vercel) y modelos de IA | Procesos propios que ningún programa estándar cubre bien: portales de cliente, planificación, clasificación o extracción de datos con IA |
Capa 1: el ERP como columna vertebral
El ERP es donde vive el dinero: presupuestos, pedidos, facturas, cobros, stock y contabilidad. Para pymes recomendamos Holded por su equilibrio entre potencia y facilidad de uso. En Vycte somos Solution Partner Gold de Holded, uno de los pocos partners con ese nivel; puedes ver qué implica en la guía partner Gold de Holded y en nuestro servicio de implantación de Holded. Si facturas, ten en cuenta también la obligación de VeriFactu.
Capa 2: el CRM para no perder oportunidades
El CRM ordena la venta: quién es cada cliente potencial, en qué fase está y cuál es el siguiente paso. Con Clientify el equipo comercial gestiona el pipeline y las conversaciones de WhatsApp Business oficial desde la misma ficha. Lo explicamos a fondo en la guía de CRM con Clientify y WhatsApp para B2B; somos partner oficial de Clientify.
Capa 3: automatizaciones que unen todo
Make y n8n son el pegamento entre herramientas. Un formulario crea el lead en el CRM, una oportunidad ganada genera el presupuesto en Holded, una factura de proveedor se registra sola. Tienes diez ejemplos en la guía de automatizaciones con Make para empresas.
Capa 4: software a medida e IA
Cuando un proceso es el núcleo de tu negocio y ningún programa estándar lo resuelve, toca construir. Hablamos de un portal para distribuidores, una plataforma de reservas o un panel de producción. En la guía de software de gestión a medida explicamos cuándo compensa y cuándo no.
Cómo digitalizar mi empresa paso a paso: por dónde empezar
La pregunta que más nos hacen es «cómo digitalizar mi empresa sin parar la operación». La respuesta es por fases cortas, con resultados visibles en cada una. Este es el orden que recomendamos para digitalizar una empresa paso a paso:
- Diagnóstico de procesos: dibuja cómo circula hoy un pedido, desde el primer contacto hasta el cobro. Anota quién toca cada paso, con qué herramienta y dónde se copian datos a mano.
- Quick wins: elige dos o tres mejoras que se noten en semanas, como registrar facturas de proveedor con OCR, centralizar los leads de la web o automatizar los recordatorios de cobro.
- ERP: implanta o reordena Holded con datos limpios (clientes, productos, tarifas, impuestos). Sin esta base, todo lo demás se apoya en arena.
- CRM: define el pipeline, las etapas y las reglas de seguimiento, y conecta los canales de entrada (web, WhatsApp, email, ferias).
- Conexiones y automatizaciones: une CRM y ERP y automatiza los traspasos que hoy se hacen a mano.
- A medida e IA: solo cuando las capas anteriores funcionan y has identificado un proceso que lo justifica.
Cómo se conectan Holded y Clientify (y dónde entra Make)
La combinación Holded y Clientify es habitual en pymes B2B: el CRM para la parte comercial y el ERP para la gestión. La clave es decidir qué herramienta manda en cada dato para no duplicar ni contradecir información.
- Contactos y empresas: Clientify tiene una integración propia con Holded que los sincroniza en ambos sentidos. El comercial da de alta el cliente en el CRM y administración lo tiene en el ERP.
- Presupuestos y pedidos: se conectan vía API o con Make. El flujo típico crea el presupuesto o el pedido en Holded cuando una oportunidad se gana en Clientify, con los productos y la tarifa correctos.
- Estado de facturación y cobro: vuelve al CRM para que el comercial sepa si el cliente está al día antes de llamarle.
- Facturas de proveedor: un flujo con OCR lee las facturas que llegan por email y las registra en Holded para revisión. Puedes verlo en automatiza tus facturas.
- Otras herramientas: tienda online, almacén, hojas de cálculo o modelos de IA se suman con Make o n8n. Tienes el detalle en integraciones de Holded.
Digitalización comercial: vender más y exportar
Digitalizar solo la administración se queda corto. La digitalización comercial es la que mueve la facturación: que el equipo encuentre más clientes, responda antes y no pierda oportunidades. En pymes exportadoras, además, tiene que funcionar en varios idiomas, monedas y tarifas.
- Catálogo B2B multitarifa y multidioma: con Holded preparamos catálogos personalizados con tarifas por cliente o país, varios idiomas y varias divisas, para que el distribuidor vea su precio y haga el pedido sin ir y venir de emails. Más detalle en Holded para empresas exportadoras.
- CRM para la prospección: las respuestas de las campañas de prospección entran en el pipeline con su origen y su próxima acción. Lo contamos en campañas de prospección B2B internacional.
- Datos de mercado antes de invertir: Exporta.ai analiza en qué países hay demanda para tu producto con datos oficiales de comercio y localiza importadores y distribuidores con la persona que decide la compra.
- Ferias conectadas al CRM: los contactos captados en una feria entran con su etiqueta y una tarea de seguimiento, sin tarjetas olvidadas en un cajón.
Cuando el circuito de captación, venta y facturación está conectado, la dirección ve en un panel qué mercados generan oportunidades y cuáles se convierten en pedidos. Esa visibilidad es lo que permite decidir dónde invertir el siguiente euro comercial.
Hoja de ruta de digitalización en 90 días
Este es un calendario orientativo para una pyme de entre 10 y 50 personas que parte de herramientas dispersas. Cada empresa tiene su ritmo, pero tres meses suelen bastar para tener las tres primeras capas funcionando.
| Periodo | Objetivo | Entregables |
|---|---|---|
| Semanas 1-2 | Diagnóstico | Mapa de procesos, inventario de herramientas, datos a migrar y lista priorizada de mejoras |
| Semanas 3-4 | Quick wins | Facturas de proveedor con OCR, leads de la web centralizados y recordatorios de cobro automáticos |
| Semanas 5-8 | ERP | Holded configurado con clientes, productos, tarifas, series de facturación e inventario; equipo formado |
| Semanas 7-10 | CRM | Pipeline en Clientify, WhatsApp Business conectado, formularios y reglas de seguimiento |
| Semanas 9-12 | Conexiones | Sincronización Clientify-Holded, presupuestos y pedidos automatizados, informe semanal para dirección |
| Día 90 | Revisión | Comparación con los tres indicadores iniciales y decisión sobre la capa a medida o con IA |
Formación del equipo y financiación
La herramienta mejor implantada fracasa si el equipo no la usa. Por eso cada fase incluye formación práctica con los datos reales de la empresa, no demostraciones genéricas. En Vycte formamos en Holded, Clientify y Make, y también en el uso práctico de IA como Claude o ChatGPT en ventas, exportación y gestión; lo explicamos en la guía de formación en IA para empresas.
Todas estas formaciones pueden ser bonificables a través de FUNDAE. Según FUNDAE, las empresas que cotizan por formación profesional disponen de un crédito anual para la formación de sus trabajadores, que aplican mediante bonificaciones en sus cotizaciones a la Seguridad Social. Te contamos cómo funciona en la guía de formación bonificada con FUNDAE y en nuestro servicio de formación.
Para el resto del proyecto, existen ayudas a la digitalización que dependen de cada convocatoria (estatales, autonómicas y de las Cámaras de Comercio). Las repasamos en la guía de subvenciones para la digitalización de pymes y te ayudamos a tramitarlas desde el servicio de subvenciones.
Casos reales: Jata, Carvisa y Exporta.ai
Carvisa, empresa de alquiler de caravanas, es el ejemplo de la cuarta capa. Ningún programa estándar encajaba con su forma de trabajar, así que construimos una plataforma de gestión a medida con Supabase, Vercel y Make que centraliza reservas, mantenimiento y facturación.
Y la prueba más directa de lo que sabemos construir es nuestro propio producto. Exporta.ai es la plataforma de exportación con IA desarrollada por Vycte: análisis de mercados con datos oficiales de comercio, buscador de clientes, captura de leads en ferias, CRM y redacción de mensajes con IA. Aplicamos la misma forma de trabajar en los proyectos de digitalización de nuestros clientes.
Preguntas frecuentes
¿Por dónde empiezo a digitalizar mi pyme?
Empieza por un diagnóstico de procesos: dibuja cómo circula un pedido desde el primer contacto hasta el cobro y señala dónde se copian datos a mano. Con ese mapa eliges dos o tres quick wins, como registrar facturas con OCR o centralizar leads, y después implantas el ERP, el CRM y las conexiones entre ellos, en ese orden.
¿Holded y Clientify se pueden usar juntos?
Sí. Clientify tiene una integración propia con Holded que sincroniza contactos y empresas en ambos sentidos. Para presupuestos, pedidos y estado de cobro se completa con la API o con Make. Lo habitual es que Clientify gestione la parte comercial y Holded la facturación, el inventario y la contabilidad, con una sola fuente de verdad para cada dato.
¿Cuánto tiempo lleva digitalizar una pyme?
Depende del tamaño y del punto de partida, pero una pyme de 10 a 50 personas puede tener ERP, CRM y conexiones básicas funcionando en unos 90 días si trabaja por fases. Los quick wins se notan en las primeras semanas. Los desarrollos a medida o con IA llevan más tiempo y conviene abordarlos cuando la base ya funciona.
¿Necesito Make si ya tengo Holded y Clientify?
No siempre. La integración nativa entre Clientify y Holded cubre contactos y empresas. Make o n8n se vuelven útiles cuando quieres automatizar presupuestos y pedidos, leer facturas con OCR, conectar la tienda online o generar informes automáticos. La regla es sencilla: si alguien copia datos entre herramientas cada semana, hay una automatización pendiente.
¿La formación en Holded, Clientify o IA es bonificable?
Las formaciones de Vycte en Holded, Clientify, Make, IA aplicada, exportación y captación de clientes pueden ser bonificables a través de FUNDAE. Las empresas que cotizan por formación profesional disponen de un crédito anual que aplican como bonificación en sus cotizaciones a la Seguridad Social. Conviene revisar el crédito disponible de tu empresa antes de planificar los cursos.
