En resumen
- Make es una plataforma visual para automatizar procesos de empresa entre aplicaciones, con lógica de ramas, filtros y gestión de errores.
- Frente a Zapier y n8n, Make suele encajar en pymes que necesitan flujos con varias ramas sin mantener servidores propios.
- Prioriza qué automatizar cruzando impacto y frecuencia: empieza por tareas repetitivas que tocan clientes o dinero.
- Cada escenario necesita un dueño, alertas de error, un registro y documentación mínima para sobrevivir a los cambios de equipo.
- La automatización con IA (clasificar, extraer, traducir) funciona mejor con revisión humana en los pasos sensibles.
Si en tu empresa alguien pasa datos de un formulario al CRM, de un email a Holded o de una hoja de cálculo a un informe, ya tienes candidatos a automatizar. En Vycte montamos este tipo de flujos para pymes industriales y exportadoras, y esta guía recoge lo que funciona, lo que se rompe y por dónde empezar.
Qué es Make y para qué sirve en una empresa
Make (antes Integromat) es una plataforma de automatización sin código. Cada automatización es un escenario: un disparador (un formulario enviado, una factura nueva, una hora concreta) seguido de módulos que leen, transforman y escriben datos en otras aplicaciones.
Su punto fuerte es la lógica visual: routers para dividir el flujo en ramas, filtros para decidir qué pasa por cada una, iteradores y agregadores para trabajar con listas (por ejemplo, las líneas de un pedido) y manejadores de errores para decidir qué hacer cuando algo falla. Tiene conectores para cientos de aplicaciones, entre ellas Holded, Google Workspace, Microsoft 365, Shopify o los principales modelos de IA, y para lo que no tiene conector puedes usar webhooks y llamadas HTTP a cualquier API.
En la práctica, Make sirve para automatizar procesos de empresa que hoy dependen de que alguien se acuerde: dar de alta un lead, crear un presupuesto, avisar de un cobro pendiente o preparar un informe.
Make vs Zapier vs n8n: cuál elegir
Las tres herramientas resuelven el mismo problema con enfoques distintos. No hay una mejor en abstracto: depende de la complejidad de tus flujos, de quién los va a mantener y de dónde quieres que estén los datos.
| Criterio | Make | Zapier | n8n |
|---|---|---|---|
| Enfoque | Editor visual con ramas, filtros e iteradores | Flujos lineales paso a paso, muy guiados | Editor de nodos con opción de código (JavaScript o Python) |
| Curva de aprendizaje | Media | Baja | Media-alta |
| Flujos complejos | Muy bien resueltos de forma visual | Posibles, pero se vuelven difíciles de leer | Muy flexibles si hay perfil técnico |
| Alojamiento | En la nube de Make, con regiones en la UE | En la nube de Zapier | Nube de n8n o servidor propio (autoalojado) |
| Mantenimiento | Lo puede llevar un perfil de operaciones formado | Lo puede llevar cualquier usuario de negocio | Necesita a alguien técnico, sobre todo si es autoalojado |
| Encaja mejor en | Pymes con procesos de varias ramas entre CRM, ERP y email | Automatizaciones sencillas y rápidas entre apps populares | Equipos técnicos, agentes de IA o datos que no pueden salir de la empresa |
Nuestra regla práctica: si el flujo cabe en tres pasos sin condiciones, Zapier es lo más rápido. Si hay ramas, listas y varias aplicaciones de negocio, Make. Si tienes un equipo técnico o necesitas autoalojar por política de datos, n8n. En Vycte trabajamos con Make y n8n según el caso.
10 automatizaciones con Make para empresas B2B y exportadoras
Estas son las automatizaciones que más vemos funcionar en pymes que venden a otras empresas o exportan. Todas parten de herramientas que ya usan nuestros clientes.
1. Lead de formulario web al CRM Clientify
El formulario de tu web crea el contacto y la oportunidad en Clientify, asigna comercial según país o producto, crea una tarea de primer contacto y avisa por email o WhatsApp. Ningún lead se queda en una bandeja. Más detalle en nuestra guía de CRM Clientify con WhatsApp para B2B.
2. Oportunidad ganada a presupuesto en Holded
Cuando marcas una oportunidad como ganada en el CRM, Make crea o actualiza el cliente en Holded y genera el presupuesto o el pedido con los productos y la tarifa correcta. Lo explicamos a fondo en integraciones con Holded.
3. Facturas de proveedor con OCR a Holded
Las facturas que llegan por email se leen con OCR, se extraen proveedor, base, impuestos y vencimiento, y se registran en Holded para revisión. Es de las automatizaciones con retorno más rápido; puedes verla en automatiza tus facturas.
4. Pedidos de distribuidores
Los distribuidores envían pedidos por email, Excel o un formulario. Make normaliza el formato, crea el pedido de venta en Holded, comprueba el stock y avisa a almacén. Si trabajas con catálogos B2B en Holded, el pedido puede llegar ya estructurado.
5. Recordatorios de cobro
Cada mañana Make revisa las facturas vencidas, envía un recordatorio escalonado (aviso amable, segundo aviso, llamada) y crea una tarea al comercial responsable cuando toca intervenir.
6. Informes semanales automáticos
Los lunes, un escenario reúne ventas, oportunidades abiertas, cobros pendientes y leads nuevos en una hoja o un panel, y envía el resumen a dirección. Deja de depender de quien sabe hacer el Excel.
7. Leads de feria al CRM
Los contactos captados en una feria entran en el CRM con la etiqueta del evento, el comercial asignado y una secuencia de seguimiento programada. Si los capturas con Exporta.ai (QR o tarjeta con OCR), el paso al CRM es directo.
8. Traducción de fichas de producto con IA
Cuando se aprueba una ficha técnica nueva, un módulo de IA genera las versiones en los idiomas de tus mercados y las deja en una carpeta para revisión antes de publicarlas en el catálogo o la web.
9. Enriquecimiento y verificación de leads de prospección
Los contactos de una búsqueda de prospección se verifican, se descartan duplicados y se cargan en el CRM con su campaña de origen. Encaja con lo que contamos en captación de leads con IA.
10. Sincronización de stock y pedidos con la tienda online
Si vendes también por Shopify o PrestaShop, Make mantiene stock, clientes y pedidos alineados con Holded para que facturación y almacén trabajen con los mismos datos.
Cómo priorizar qué automatizar: impacto por frecuencia
El error más común es empezar por el flujo más vistoso en vez del más útil. Para decidir, lista las tareas repetitivas y puntúa cada una en dos ejes: frecuencia (cuántas veces a la semana ocurre) e impacto (tiempo que consume, coste de un error y si toca a clientes o a dinero).
| Cuadrante | Ejemplo | Qué hacer |
|---|---|---|
| Alta frecuencia, alto impacto | Leads al CRM, facturas de proveedor, recordatorios de cobro | Automatizar primero |
| Baja frecuencia, alto impacto | Alta de un distribuidor nuevo, cierre de mes | Automatizar con checklist y revisión humana |
| Alta frecuencia, bajo impacto | Notificaciones internas, copias de archivos | Automatizar si es sencillo |
| Baja frecuencia, bajo impacto | Tareas puntuales | No automatizar por ahora |
Antes de construir, dibuja el proceso tal como es hoy. Muchas veces el problema no es la falta de automatización sino un proceso mal definido, y automatizar un proceso confuso solo multiplica los errores.
Buenas prácticas para que tus automatizaciones no se rompan
Una automatización que falla en silencio es peor que no tenerla. Estas son las reglas que aplicamos en todos los proyectos:
- Gestión de errores: añade manejadores de error a los módulos críticos y decide si reintentar, ignorar o parar. Un fallo debe generar una alerta por email o chat al responsable.
- Registro (logs): guarda en una hoja o un almacén de datos qué se procesó, cuándo y con qué resultado. Te salvará cuando alguien pregunte por qué no llegó una factura.
- Un dueño por escenario: cada automatización tiene una persona responsable que recibe las alertas y aprueba los cambios.
- Documentación mínima: nombre claro, qué hace, qué aplicaciones toca, qué conexiones usa y a quién avisar si falla.
- Conexiones de empresa: conecta las aplicaciones con cuentas corporativas, no personales, para que nada se caiga cuando alguien deja la empresa.
- Pruebas antes de activar: ejecuta el escenario con datos de prueba y revisa cada paso antes de programarlo.
- RGPD: procesa solo los datos necesarios, revisa los contratos de encargo de tratamiento de cada herramienta, elige región de alojamiento en la UE cuando sea posible y no envíes datos personales a modelos de IA sin una base legal clara.
Automatización con IA dentro de Make
Make incluye módulos para los principales modelos de IA, y eso abre tareas que antes no se podían automatizar porque requerían leer o redactar: clasificar emails entrantes por tipo de consulta, extraer datos de un PDF sin formato fijo, resumir una reunión para el CRM o redactar un primer borrador de respuesta.
La regla es sencilla: la IA propone y una persona aprueba en los pasos que tocan clientes, precios o contabilidad. Así aprovechas la velocidad sin asumir el riesgo de un error que llegue a un cliente.
Formación en Make para equipos
Las automatizaciones duran cuando alguien de dentro las entiende. Por eso, además de construir los escenarios, formamos a los equipos para que puedan mantenerlos y crear flujos sencillos por su cuenta.
- Fundamentos: escenarios, módulos, mapeo de datos, filtros y routers.
- Mapear tus propios procesos y elegir qué automatizar con la matriz de impacto y frecuencia.
- Construir un primer escenario real de tu empresa, de principio a fin.
- Errores, registros, alertas y mantenimiento.
- Uso responsable de módulos de IA y protección de datos.
Puedes ver el enfoque en nuestro servicio de formación. Consulta con nosotros si tu caso puede bonificarse a través de FUNDAE. Para practicar por tu cuenta, Make ofrece cursos gratuitos en su Make Academy.
Caso real: automatización con Make en Carvisa
No es un caso aislado. En Jata, fabricante de pequeño electrodoméstico con más de 80 años, la automatización con Make junto con Holded y un catálogo B2B personalizado formó parte de un proyecto que dejó sus procesos de exportación 100% automatizados.
Si usas Holded o Clientify, la base ya la tienes: Vycte es Solution Partner oficial de Holded y partner oficial de Clientify, y diseñamos las automatizaciones alrededor de esas herramientas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es mejor, Make o Zapier?
Depende del flujo. Zapier es más rápido de configurar para automatizaciones lineales y sencillas entre aplicaciones populares. Make es más cómodo cuando hay ramas, condiciones, listas de elementos y varias aplicaciones de negocio, como un CRM y un ERP. Muchas pymes B2B acaban en Make porque sus procesos reales tienen excepciones que en un flujo lineal se vuelven difíciles de mantener.
¿Hace falta saber programar para usar Make?
No para la mayoría de los flujos. Make se configura de forma visual arrastrando módulos y mapeando campos. Sí ayuda entender cómo se estructuran los datos (campos, listas, fechas) y, en casos avanzados, saber leer la documentación de una API para usar el módulo HTTP. Con una formación práctica, un perfil de operaciones o administración puede mantener escenarios sencillos.
¿Se puede conectar Make con Holded y Clientify?
Sí. Make tiene un conector para Holded con acciones para contactos, productos, proyectos y otros elementos, y con Clientify se puede trabajar mediante su conector o su API. Con ambos se automatizan flujos como lead de formulario al CRM, oportunidad ganada a presupuesto o sincronización de clientes. Conviene revisar qué campos y eventos necesitas antes de construir.
¿Make cumple el RGPD?
Make permite alojar los datos en regiones de la Unión Europea y ofrece contrato de encargo de tratamiento, pero el cumplimiento depende también de cómo diseñes los flujos. Procesa solo los datos necesarios, documenta qué información pasa por cada escenario, revisa las condiciones de cada aplicación conectada y ten especial cuidado al enviar datos personales a modelos de IA.
¿Por dónde empiezo a automatizar procesos en mi empresa?
Haz una lista de tareas repetitivas y puntúalas por frecuencia e impacto. Empieza por una que ocurra a diario, toque a clientes o dinero y tenga un proceso claro, como la entrada de leads al CRM o el registro de facturas de proveedor. Construye ese flujo con alertas de error y registro, mide el tiempo ahorrado y después pasa al siguiente.
